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掌握英文邮件书写之道

每当要给上司写英文邮件时，你是否觉得压力山大？如何斟酌句型、措辞以及构建结构？一封简短的邮件，却常常耗费你大量的时间，最终按下“发送”键时仍心惊胆战。今天，我们就来一起学习如何写一封优雅得体的英文邮件吧！

正式与非正式邮件的区分

当我们希望展现礼貌或与收件人不太熟悉时，应选择写正式邮件。相对而言，非正式邮件则更加友好亲切，适用于与对方关系较为熟悉的情况。社交类邮件大多属于非正式邮件。

下面，让我们通过实例来理解这两种类型邮件的差异：

要点一：结构与标点

在写邮件时，与中文使用冒号不同，英文邮件在开头问候语后通常使用逗号，并在收件人姓名后另起一段。同样，在邮件的结束语后也使用逗号，然后另起一行写上发件人的姓名。

要点二：开头与结尾的短语

掌握好邮件的开头与结尾是写好一封邮件的关键。下面是一些适用于正式与非正式邮件的常用短语：

段落分布

恰当的段落分布可以使邮件更加易读。每个段落通常由两到三句话组成，每段都要另起一行。当你引入一个新话题时，记得另起一段。

一封范例邮件

让我们看一封写给朋友的电子邮件范例：

邮件礼仪与注意事项

在发送电子邮件时，请遵循以下“金科玉律”：

规则一：确认收件人

确保在“收件人”栏中填入正确的人名，并确保你的邮件只发送给需要阅读的人。记住，如果你选择了“回复所有人”，那么所有人都会收到你的邮件。

规则二：附件不忘附

在开始写邮件前，就先把附件放好。这样就不会忘记附上重要的文件！

规则三：措辞得体

避免使用诸如“可以本周给我回复吗？”这样看似命令的语句。这会让收件人觉得你非常无礼。请避免这种表达方式。

规则四：简明扼要

简短的邮件有时可能被视为不礼貌。过长的邮件又往往让人没有耐心阅读。保持邮件简明扼要的也要确保礼貌友好。

商务英语缩略词

在商务邮件中，经常使用一些英语缩略词来提高写作效率。例如：

CC（Carbon Copy）：抄送，当你希望另一方也知晓某事时使用。BCC（Blind Carbon Copy）则是隐秘抄送，收件人不会知道还有其它接收者。

FYI（For Your Information）：供你参考，提醒收信人下面内容与其有关。

TBD（To Be Determined）：待定，待商议，用于表示某个问题尚未解决或需要进一步讨论。